POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

 

  1. OBJETIVO

Garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja la empresa dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

 

 

  1. ALCANCE

Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de clientes, colaboradores, proveedores, visitantes y cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de la empresa INVERSIONES RAZA S.A.S.

 

 

  1. DEFINICIONES

Para los efectos de la siguiente política alineada a las definiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 se entenderá por:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

 

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la ley.

 

Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.

 

Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como, por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.

 

Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la empresa.

       

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

 

  1. POLÍTICA

 

4.1. GENERALES

 

4.1.1. INVERSIONES RAZA S.A.S en adelante la empresa, identificada con NIT.900.265.437-7, con domicilio principal en la CL 8 SUR 38 A 03 Bogotá, Colombia, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

 

4.1.2.  Para efectos de alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone a disposición el correo electrónico info@clinicaraza.com y la línea de atención (57) 3016171658.

 

4.1.3. Todo proceso o colaborador de la empresa que por sus funciones esté encargado del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.

 

4.2. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

4.2.1. Cumplimiento de ley: La empresa cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

 

4.2.2. Finalidad: La empresa informa a los titulares la finalidad específica del tratamiento de sus datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión administrativa, contable, fiscal, operativa, comercial y promocional; así como el desarrollo de actividades de bienestar, prevención, salud, cultura, y velar por la seguridad de las personas y bienes relacionados con la actividad de la misma.

La empresa suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad por la cual fueron obtenidos, o cuando el titular de los datos conforme a la ley lo solicitare.

 

4.2.3. Autorización: La empresa ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

No es necesaria la autorización cuando se trate de:

 

  • Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicia
  • Datos que sean de naturaleza públi
  • Casos de urgencia médica o sanita
  • Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científico
  • Datos relacionados con el Registro Civil de la perso

 

4.2.4. Veracidad: La información entregada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que suministre a la empresa.

 

4.2.5. Acceso y circulación de la información: En el tratamiento de la información la empresa se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la Constitución. En este sentido la empresa sólo hará tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley.

 

4.2.6. Seguridad de la información: La empresa cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.

 

4.2.7. Confidencialidad: La empresa garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores que comprende el tratamiento.

 

4.2.8. Datos sensibles: La empresa únicamente puede tratar datos sensibles cuando:

 

  • El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamie
  • Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de los representantes legales.
  • Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.

 

4.2.9. Derechos de los titulares: Los titulares de la información tratada por la empresa tienen los siguientes derechos:

 

  • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales objeto de tratamiento por la empresa.
  • Solicitar prueba de autorización otorgada a la empresa, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización.
  • Ser informado del uso que se les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complemente
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la empresa no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo info@clinicaraza.com

 

 

  1. PROCEDIMIENTO

 

5.1. Autorizaciones: La empresa solicita autorización escrita a todo cliente, colaborador, proveedor y visitante del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.

 

5.2. Consultas: El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico info@clinicaraza.com

 

Por solicitud del titular, la empresa suministrará toda la información contenida en sus bases de datos vinculado con la identificación del titular.

 

La empresa responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la empresa informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

 

5.3. Reclamos: El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante la empresa para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que la empresa incumple con la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

 

Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Los reclamos se hacen a través del correo electrónico info@clinicaraza.com

 

Los reclamos deben contener:

 

  • Identificación del titula
  • Descripción de los hechos que dan a lugar el recla
  • Dirección.
  • Documentos adjuntos (si aplica).

 

Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias.

 

La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.

 

La empresa responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la empresa informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

 

5.4. Transferencia y transmisión de la información: La empresa suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:

 

  • Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
  • Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Terceros autorizados por el titular o por la ley.

 

La empresa suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de su actividad. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.

A todo tercero que por su relación con la empresa se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.

 

5.5 Transferencias internacionales: La empresa transfiere lo datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:

 

  • El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferenci
  • El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene públi
  • Se trate de transferencias bancarias o bursátile
  • Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea
  • Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.
  • Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciale

 

5.6. Excepciones: La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:

  • Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terroris
  • Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
  • Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.

 

5.7. Vigencia: La presente Política y Procedimiento entra en vigencia a partir del 12 de junio de 2019 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas, el INVERSIONES RAZA S.A.S se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

 

Las bases de datos administradas por INVERSIONES RAZA S.A.S, se mantendrán indefinidamente, mientras se desarrolle su objeto y mientras sea necesario asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente administrativo y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud del titular, en tanto esta solicitud no valla en contra de una obligación legal del INVERSIONES RAZA S.A.S, o una obligación contenida en un contrato entre la empresa y el titular.

 

5.8. Versiones de la Política

Primera versión: 12 de junio de 2019

 

 

 

 

 

JOHN HELIBERTO RUIZ BARON

C.C. 80.065.431

Representante Legal

INVERSIONES RAZA S.A.S